Mötesbokning – Konkreta tips för att bli bättre på mötesbokning via telefon


Bli bättre på besöksbokning

 

Mötesbokning:

Längst ner på denna sida hittar du uppgifter kring programmet -Boka mer! Just nu har vi en kampanj på programmet så glöm inte att kolla in den när du läst nedanstående tips.

Vill du få hjälp med att boka fler möten. Kontakta mig via chatten i högra hörnet. Finns jag inte tillgänglig där så lämna ett meddelande.

 

Förberedelser :

Oavsett om du redan jobbar med mötesbokning eller om du är helt ny kring ämnet och söker tips så rekommenderar jag att du noga tittar på följande 4 punkter och säkerställer att du har tänkt på dessa saker. Du kan spara mycket tid och effektivitet genom att ge dig själv bästa möjliga förutsättningar.

  1. Identifiera din målgrupp – För att tiden du lägger på mötesbokning ska bli så effektiv som möjligt så är det viktigt att du har identifierat din målgrupp.

Sätt dig ner och skriv ner de egenskaper som din optimala målgrupp har. Det kan vara bl.a. geografisk position, omsättning, antal anställda och bransch. Ju mer precis du kan vara desto bättre blir ofta resultat.

Ett bra tips är att titta på dina nuvarande kunder och se vilka gemensamma nämnare de har, har till exempel 90% av dina kunder minst 10 anställda så kan det vara en indikation på att era tjänster eller produkter är mer intressant hos företag som har minst 10 anställda.

 

2. Ta fram en lista att ringa på – När du har identifierat din optimala målgrupp så är nästa steg att ta fram en ringlista.

Idag finns det en uppsjö med företag som kan hjälpa dig att fram en lista, tänk på att hitta en bra leverantör som erbjuder listor med bra kvalitet och till ett bra pris. Ett vanligt misstag är att betala mycket mer än man egentligen behöver. Du bör också säkerställa att listan du får är uppdaterad, alla företag skall ha uppdaterade telefonnummer. Begär gärna offerter från flera olika leverantörer innan du bestämmer dig för att köpa adressregister.
3. Ring med rätt verktyg – Hur många företag kontaktar du varje vecka? Är det ett fåtal, eller ringer du kanske hundratals samtal?

 

Kontaktar du enbart en handfull företag per vecka så går det bra att använda ett vanligt Excel dokument som din ringlista.

Om du däremot kontaktar många företag så underlättar det mycket om du skaffar ett bra CRM-system (Läs mer om CRM här) där du kan sortera upp alla de företag du har kontakt med i separata kundkort. I ett bra crm-system har du möjlighet att lägga in automatiska återkomster, noteringar från samtalen och du kan koppla ihop din telefoni direkt med systemet så att du med en enkel knapptryckning ringer upp varje nummer.

Att investera i ett bra CRM-system kan spara mycket tid och öka effektiviteten med många procent.

Använder du dig inte utav IP-telefoni så kan det vara en bra idé att reflektera över att skaffa det om ditt CRM-system erbjuder telefoniintegration.

 

4. Var och hur ska mötet hållas? – Ska du hålla mötet ute hos den potentiella kunden eller vill du bjuda in kunden till ditt eget kontor? Fundera igenom vilka för och nackdelar det finns. Ofta kan det vara bra att erbjuda både och.

Fundera också igenom om du kanske vill ta det första mötet online? Det blir allt vanligare idag att det första mötet online och det ger många fördelar. Du slipper att anpassa dig till var företaget ligger beläget och kan boka in fler möten på samma tid när du slipper att åka runt mellan olika företag.

Ofta kan också ett bra alternativ vara att boka in ett telefonmöte som första kontakt.

 

 

 

Skapa ett bra talmanus:

Ett bra manus för mötesbokning ska vara kort och koncist, med betoning på kort. Om dina samtal där du inte fastnar i frågor eller diskussioner tar mer än 3 minuter så är förmodligen ditt manus för långt. Kom ihåg att du ska inte ska sälja någonting i ett bokningssamtal utan enbart boka in ett möte.

 

manus

 

För enkelhetens skull så kan du dela in manuset i 3 delar.

1.Öppning/Presentation – Presentera kort vem du är och var du ringer ifrån. (Fråga gärna om du får låna en minut utav den du pratar med för att visa att du respekterar personens tid)

2.Pitch – Förklara hur ditt företag kan hjälpa den du ringer till och ställ gärna en fråga för att involvera den personen du pratar med.

3.Avslut – Ge ett förslag på två eller fler tider då mötet kan äga rum. (Detta kallas två-vägs-avslutet och det ger personen du ringer till ett Ja/Ja alternativ till att ta mötet istället för ett Ja/Nej, vilket kraftigt chansen att personen säger Ja)

Exempelmanus:

Hej Tomas, Johan Adolfsson heter och jag ringer från Konektera, skulle jag kunna få låna en minut av dig bara?

-Ja, det går bra

Tack för det! Jag hör av mig till dig för att vi hjälper företag att öka försäljningen. Vi effektiviserar försäljningsprocessen genom att boka in era möten så att era säljare kan lägga mer tid på åka ut och göra affärer istället för att boka möten. Stämmer det att ni själva bokar era möten idag?

-Det stämmer, ja! Det har vi gjort så länge jag har jobbat här.

Perfekt! Anledningen till att jag ringer till dig här idag är att jag skulle vilja titta förbi hos er och förklara mer kring hur vi skulle kunna hjälpa er med det här och visa lite siffror på hur mycket ni skulle kunna öka försäljningen mer vår hjälp.

Jag har en lucka i kalendern både måndag eftermiddag och onsdag förmiddag nästa vecka. Hur ser det ut i din, vad skulle passa bäst för dig?

Ett tips är att lära sig manuset utan och innan. Du ska kunna bli väckt mitt i natten och kunna rabbla ditt manus utan att tveka.

När du inte behöver läsa innantill så kommer du känna dig mer trygg och samtalen kommer att bli mer levande.

 (Vill du ha konsultation kring hur du skapar ett bra manus? Kontakta mig här)

 

Håll fokus på hur du kan hjälpa den du pratar med:

Fokusera alltid på hur du kan hjälpa eller förbättra för personen eller företaget.

Om du går in med den inställningen istället för att prata för mycket om detaljer om företaget du ringer för så blir det enklare för den potentiella kunden att direkt förstå vad hen har att tjäna på att ta ett möte.

Våga improvisera och ha ett flyt i samtalen:

När ditt manus sitter klockrent så är det dags att våga ta ut svängarna lite. Om du vet exakt hur ditt företag kan hjälpa den du ringer till så våga att improvisera i samtalen och försök att med tiden hitta nya formuleringar som kommer naturligt utan att du behöver tänka till. Manuset ska du se som en grund du alltid kan falla tillbaka till om du känner sig osäker. Testa att tänka så lite som möjligt när du ringer och improvisera i stunden istället. Ha kul och använd humor med den du pratar med.

 

 

Mötesbokning tips

 

 

Det är också viktigt att du har ett bra flyt i dina samtal. Ju mer du stakar dig desto mer osäkert intryck ger du till den du pratar med. Undvik pauser som Ehm, Uhm och Öhhh. Hör du att personen du pratar med vill flika in med någonting så är det däremot viktigt att du stannar upp och lyssnar på vad hen vill ha sagt.

 

(Innan du går vidare, bokmärk eller spara denna sida så att du kan komma tillbaka fler gånger. Du kommer att få många tips och det är rekommenderat att du jobbar med denna guiden kontinuerligt för att du ska få ut maximal effekt. Jobba gärna med en punkt varje dag)

 

Rätt ton i samtalen (hitta din):

När du kan dit manus utantill och du har vågat börja improvisera lite i samtalen så kommer ofta rätt ton i samtalen naturligt med tiden. Men en bra utgångspunkt är att du ska vara intressant att lyssna på. Det ska aldrig låta som att du läser direkt från ett manus.

Om du sitter på jobbet och blir uppringd av en säljare eller mötesbokare, hur vill du att den personen ska vara?

Låter du allt för monoton i rösten så blir det svårt att verkligen lyssna på vad du säger. Försök att ha en vänlig, avslappnad men ändå intressant röst. Gå gärna upp och ner i tonläge och betona värdeladdade ord så att de sticker ut. Testa dig fram och hitta vad som känns naturligt för dig. Tänk alltid på att det är en människa du pratar med och inte ett företag.

Det viktigaste är att du hittar vad som fungerar för dig.

Tänk även på att om du ringer mycket så är det viktigt att du pratar på ett sätt som inte sliter för mycket på din röst. Är det ett problem för dig så hittar du mycket information om hur du kan träna rösten på nätet.

 

 

Invändningar:

Ofta när du gör en bokning så kommer du först att behöva svara på ett antal invändningar innan du kan boka in en tid.

 

Här kommer ett tips på hur du kan tackla de vanligaste invändningarna:

Ha den närmsta veckan ett papper och en penna med dig när du jobbar med mötesbokning.

Varje gång du möter en invändning så skriver du ner den på ett papper. Gå sedan när veckan är slut igenom invändningarna och skriv ner ett eller flera svar på de vanligaste invändningarna.

Det kan till exempel vara:

 

  • Skicka mig information via mailen först.
    Svar:
    Det skulle jag självklart kunna göra, men tanken var ju att vi skulle ge dig mer information på mötet. Var det något speciellt du undrade över så tar jag det direkt med dig på telefonen här och nu?

 

    • Vi har redan en annan leverantör så det är inte intressant
      Svar: Ja okej, det har nästan alla vi ringer till. Vi har dock sett att vi i 9 fall av 10 kan få ner avgifterna och samtidigt höja effektiviteten. Det var det jag tänkte att du skulle få mer information om på mötet.

 

  • Det är fullt upp just nu, jag har inte tid.
    Svar: Många vi ringer till just nu har en hektisk period just nu. Vi brukar då göra så att vi direkt bokar in en tid för nästa direkt månad istället, hur ser vecka 35 ut för dig istället?

Det är viktigt att lära sig att bemöta de vanligaste invändningarna. Väldigt ofta så krävs det bara att man möter en eller två invändningar så har man sedan mötet inbokat.

 

 

Ring effektivt:

Att verkligen ringa effektivt med ett bra tempo när du bokar möten kan göra en enorm skillnad på resultatet varje dag.

 

Ring effektivt

 

Nedan kommer ett exempel:

Erik lyfter luren i genomsnitt 25 ggr per inbokat besök.
Anders lyfter luren i genomsnitt 30 ggr per inbokat besök.

Erik och Anders jobbar båda 7 timmar per dag.

Erik ringer  15 samtal/timme och tar alltså 105 samtal/dag. Det vill säga att han bokar en vanlig dag ungefär 4 möten.
Anders däremot ringer 35 samtal/timme och ringer alltså 245 samtal/dag. Han bokar på samma timmar ungefär 7 möten.

På en vanlig månad så bokar alltså Anders 147 möten och Erik bara 84 möten, trots att Erik är har en högre bokningsfrekvens.

 

Bestäm redan innan du börjar ringa hur många samtal du ska ta under dagen. Det är bättre att ringa effektivt 4 timmar med mötesbokning än att jobba med ett dåligt tempo 7 timmar. Om du ringer effektivt så är 35 samtal/timme inga större problem. Många av samtalen kommer att vara upptaget, personen du söker kommer inte att vara på plats och så vidare så att det är viktigt att hålla att bra tempo för att nå så många beslutsfattare som möjligt.

När du bokar möten, undvik alla möjliga distraktioner. Försök att vara i en miljö där du inte blir störd och fokusera enbart på mötesbokning tiden du avsätter. Lämna Facebook, Twitter och allt annat för en stund.

 

 

Gör det enkelt både för dig och kunden:

Ta för givet att personen kommer att boka in mötet.

Du behöver bara veta när hen kan ta mötet. Fokusera alltid samtalen kring mötet och inget annat. Jobbar du eller har du tidigare jobbat som säljare så är det ett vanligt misstag att försöka sälja in tjänsten eller produkten direkt. Du ska bara väcka ett intresse till att ta mötet och undvika att fastna i diskussioner kring detaljer.

 

 

Säljtips

 

 

Försök att varje dag gå på så många ”avslut” som möjligt. Du kommer att märka att mer ofta än vad du tror så bokar personen du pratat med in ett möte bara du ger förslag på när mötet kan äga rum. Så se till att komma till den fasen i så många samtal som möjligt.

Tänk på att undvika avslut som:

  • Du skulle inte vilja veta mer om det här, eller?
  • Vi skulle inte få komma och berätta mer?

Använd istället avslut som:

  • Jag kan antingen i slutet på denna vecka, eller början på nästa. Vad passar bäst för dig?
  • Vi kommer att åka ut på möten fram till och med jul, vilken av de återstående veckorna ser lugnast ut för dig? Är det denna eller passar det bättre någon annan vecka?

 

(Innan du går vidare, bokmärk eller spara denna sida så att du kan komma tillbaka fler gånger. Du kommer att få många tips och det är rekommenderat att du jobbar med denna guiden kontinuerligt för att du ska få ut maximal effekt. Jobba gärna med en punkt varje dag)

 

Boka in mötet så nära in på tiden som möjligt:

Ju längre fram i tiden mötet är, ju mer kan komma emellan. Ett tips är alltså att därför att boka in mötet så nära som möjligt. Kanske till och med samma dag.

Undvik så mycket som möjligt att lägga bokningarna mer än två veckor fram i tiden så kommer du att undvika många av- och ombokningar.

Sätt tydliga mål:

Sätt ett tydligt mål kring hur många möten du ska få in. Om du du har bestämt dig för att få in 20 möten per vecka så är det 20 möten som gäller. Ett tips är att analysera din egen statistik för att räkna på hur många samtal du behöver för att boka in 20 möten. Du kan du räkna ut ungefär hur många timmar per vecka du behöver lägga för att nå ditt mål.

( Det finns ungefär 222 arbetsdagar på ett år. Om du vill sätta ett mål för hela året, ta då ditt årsmål t.ex. 450 inbokade möten delat på 222. Alltså 450/222 = 2,2. Du behöver alltså att varje arbetsdag boka in ca 2 möten för att nå ditt mål )

 

Varje Nej tar dig närmare ett Ja:

Det kanske låter klyschigt men det stämmer ju. Lägg inte för stor vikt vid varje samtal utan fokusera istället på ditt totala mål för dagen. Bli aldrig passiv om du får många nej utan ha som vana att ta nästa samtal direkt, precis som vanligt så kommer snart nästa bokning.

Ombokningar:

En del av mötesbokningen är att hand om ombokningarna. Bokar du många möten så kommer en del av dom att ställas in när saker och ting kommer emellan.

Var därför redo på detta och håll dina ombokningssamtal korta och erbjud ett par nya tider för mötet istället.

Som skrivet tidigare så kan du undvika många avbokningar och ombokningar om du försöker att boka in så många möten som möjligt så nära in på tiden som som möjligt.

 

 

 

 

Boka fler möten med programmet – Boka mer!

Jobbar du med mötesbokning, eller har du anställda som jobbar med mötesbokning?

Läs igenom detta eller visa för din arbetsgivare så får du/ni hjälp.

Med programmet ”Boka Mer” så kan ni precis som många andra, få hjälp och konsultation med att boka fler möten.

Med en väl beprövad metod jobbar vi tillsammans steg för steg med att öka antalet bokningar.

Programmet skräddarsys efter era behov.

I programmet ingår bland annat:

  • Direkt konsultation/utbildning via skype.
  • Genomgång av era nuvarande rutiner.
  • Hjälp med att säkerställa att rätt programvara används.
  • Analys av ringstatstik.
  • Medlyssning och coachning.
  • Vi går igenom manus och optimerar det.

Målet med programmet är att tiden som läggs på mötesbokning ska bli så effektiv som möjligt och att ni ska öka antalet bokningar.

Prissättning sker efter antal bokare som ska ta del av utbildning.

JUST NU: Halva priset på programmet Boka mer! – Kampanjen är aktiv fram till och med 1 oktober eller tills det inte finns fler platser kvar.

Vid intresse och för prisuppgifter maila:

bokamer@konektera.se

eller ring:

Tel: +46708 – 763 527